Aufbau eines skalierbaren D2C & B2B Fulfillments für Premium-Kosmetik.

Die Herausforderungen von nkm.

Schnelles Wachstum erschwerte das Management der bestehenden Fulfillment-Prozesse.

Lange Zeit wickelte nkm seine Logistik intern ab. Dafür hatte das Unternehmen ein eigenes kleines Logistikunternehmen aufgebaut, das Kommissionierung, Verpackung und Versand übernahm. Für die frühe Wachstumsphase war diese Struktur sinnvoll: Sie gab dem Team Nähe zu den Prozessen, direkte Kontrolle und ausreichend Flexibilität.

Mit steigenden Bestellvolumina, wachsendem Sortiment und neuen Vertriebskanälen veränderte sich jedoch die Komplexität.

Die Herausforderungen lagen nicht in einem einzelnen Prozessschritt, sondern entlang der gesamten operativen Kette: manuelle Arbeitsabläufe, fragmentierte Excel-Dateien, uneinheitliche Systeme, begrenzte Lagerflächen, fehlende Echtzeit-Transparenz und steigende Anforderungen im Versand.

Für ein wachsendes D2C-Unternehmen ist das kein rein logistisches Problem. Wenn Bestandsdaten nicht verlässlich sind, wirkt sich das auf Einkauf, Kundenservice, Kampagnenplanung und Kundenerlebnis aus. Wenn Auftragsdaten nicht zentral sichtbar sind, steigt der Koordinationsaufwand. Wenn Prozesse in Peak-Phasen nur durch zusätzliche manuelle Eingriffe stabil bleiben, entsteht operatives Risiko.

Besonders sichtbar wurde diese Grenze im Fulfillment. Bei schwankendem Auftragsvolumen, Sales-Aktionen oder Peak-Zeiten wie Black Friday stieß das interne Lager an seine Belastungsgrenze. Teilweise mussten Mitarbeitende aus anderen Teams im Lager Pakete packen, um das gestiegene Volumen zu bewältigen.

Diese Situationen machten deutlich: Wachstum bedeutete für nkm nicht nur mehr Umsatz. Es bedeutete mehr Picks, mehr Pakete, mehr Retouren, mehr Support-Anfragen, mehr Abstimmung und höhere Anforderungen an Datenqualität.

Für nkm wurde klar, dass die bestehende Struktur nicht mehr die richtige Grundlage für die nächste Wachstumsphase war.

Die Entscheidung.

Make or Buy: Warum sich nkm gegen den Ausbau der eigenen Logistik entschieden hat.

Vor dem Wechsel zu everstox stand nkm vor einer grundlegenden Make-or-Buy-Entscheidung: Sollte die eigene Logistikinfrastruktur weiter ausgebaut werden oder sollte Fulfillment an einen spezialisierten externen Partner übergeben werden?

Ein Ausbau der internen Struktur hätte erhebliche Investitionen bedeutet: zusätzliche Lagerfläche, mehr Personal, neue Systeme, technische Weiterentwicklung und dauerhaft höhere Fixkosten. Gleichzeitig wäre nkm weiterhin selbst dafür verantwortlich geblieben, Peak-Kapazitäten vorzuhalten, operative Engpässe abzufangen und die Fulfillment-Prozesse mit dem Wachstum des Unternehmens weiterzuentwickeln.

Für Teja Staats, COO von nkm, hing diese Entscheidung eng mit der Frage zusammen, worauf das Unternehmen seine internen Ressourcen konzentrieren sollte.

nkm ist ein Kosmetikunternehmen, kein Logistikunternehmen. Die Entscheidung war deshalb klar: Fulfillment sollte extern professionalisiert werden.

Der weitere Ausbau der eigenen Logistik hätte bedeutet, feste Kapazitäten für einen Bereich aufzubauen, der nicht zur Kernkompetenz des Unternehmens gehört. Outsourcing bot dagegen die Möglichkeit, operative Tiefe, skalierbare Lagerkapazitäten und bessere technische Transparenz zu gewinnen, ohne dass Logistik zum internen Wachstumsengpass wird.

Die Anforderungen an einen Fulfillment-Partner waren entsprechend klar: nkm brauchte ein Setup, das D2C zuverlässig abwickelt, Peak-Phasen wie Black Friday auffängt, Sonderprozesse wie das Verpackungsrecyclingsystem unterstützt, Echtzeitdaten liefert und zukünftige B2B- sowie Retail-Anforderungen abbilden kann.

nkm entschied sich für everstox, weil everstox nicht nur Zugang zu einem einzelnen Fulfillment-Anbieter bietet, sondern Lagerkapazität, Technologie, Versandmanagement und operative Unterstützung in einem integrierten Setup verbindet.

Die Lösung mit everstox.

Ein integriertes Fulfillment-Konzept statt fragmentierter Einzelprozesse.

Mit everstox stellte nkm sein Fulfillment auf eine professionellere und skalierbare Grundlage. Die Produkte werden heute in einem modernen AutoStore gelagert, der auf höhere Prozesssicherheit, Geschwindigkeit und Volumenflexibilität ausgelegt ist.

Entscheidend war für nkm nicht allein die Lagerleistung. Der eigentliche Hebel lag in der Kombination aus operativer Kapazität, zentraler Steuerung und verlässlicher Datenbasis.

Über everstox verfügt nkm heute über eine einheitliche operative Plattform für zentrale Fulfillment-Prozesse: Auftragseingang, Bestandsverwaltung, Versandstatus, Sendungsverfolgung, Retouren und Reporting.

Damit wurden viele der bisherigen Systembrüche reduziert. Anstatt Informationen aus verschiedenen Quellen manuell zusammenzuführen, kann das Team heute in Echtzeit nachvollziehen, welche Bestellungen eingegangen sind, welche Aufträge kommissioniert und verpackt wurden, welche Sendungsdaten vorliegen und wo operative Abweichungen entstehen.

Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung ist die verbesserte Datenqualität.

Vor der Umstellung war nkm stark auf Excel-Dateien und manuelle Bestandsübersichten angewiesen. Diese Datenfragmentierung führte zu Ungenauigkeiten und Planungsunsicherheit. Für ein Operations-Team ist das ein strukturelles Problem: Ungenaue Bestandsdaten beeinflussen Einkauf, Kundenservice, Fulfillment-Planung und die Fähigkeit, Wachstum kontrolliert zu steuern.

Mit everstox gewann nkm eine verlässlichere Grundlage für operative Entscheidungen:

• Echtzeit-Transparenz über Bestellungen und Lagerbestände
• Automatisierte Versandbenachrichtigungen 
• Stetige Verfügbarkeit von Sendungsverfolgungsdaten
• Strukturiertes Retourenmanagement über ein eigenes Portal
• Speditionsmanagement und Unterstützung bei Versandtarifen
• Eine zentrale Lösung, die den D2C Versand und zukünftige B2B-Anforderungen unterstützt
• Zusätzliche Kapazitäten in Peak-Zeiten ohne den Aufbau zusätzlicher interner Lagerressourcen

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Auch der Wechsel selbst war ein wichtiger Bestandteil des Projekts. Für nkm ging es nicht nur darum, Ware in ein neues Lager zu überführen. Entscheidend war, den operativen Übergang so zu planen, dass das Tagesgeschäft stabil bleibt und das Team mit den neuen Prozessen arbeiten kann.

Der Lagerumzug und die technische Implementierung wurden innerhalb von zwei Monaten abgeschlossen.

“Wir haben es tatsächlich geschafft, das auch in zwei Monaten gut und sehr gut über die Bühne zu bringen, ohne Geruckel, sondern es war wirklich ein nahtloses, super Onboarding und Go-live gewesen, was ich so noch nie erleben durfte.” - Teja Staats, COO @ nkm

Impact auf die Kundenzufriedenheit.

Schnellere Lieferung, klarere Kommunikation und weniger Probleme nach dem Kauf.

Für nkm ist Fulfillment ein direkter Bestandteil des Markenerlebnisses.

Die Customer Journey endet nicht im Checkout. Entscheidend ist, ob das richtige Produkt vollständig, pünktlich und mit klarer Kommunikation beim Kunden ankommt. Je stärker eine Marke wächst, desto wichtiger wird dieser Teil der Customer Experience: Eine gute Brand Experience kann durch unklare Lieferkommunikation, verspätete Pakete oder komplizierte Retouren schnell geschwächt werden.

Lieferzeit

Mit dem neuen Setup konnte nkm die Liefergeschwindigkeit deutlich verbessern. Bestellungen, die vor 13 Uhr eingehen, verlassen das Lager in der Regel noch am selben Tag und kommen üblicherweise innerhalb von 24 bis 48 Stunden an.

Für nkm war das eine spürbare Verbesserung gegenüber dem früheren, stärker manuellen Fulfillment-Prozess. Gleichzeitig reduziert eine verlässlichere Versandgeschwindigkeit die Unsicherheit im Kundenservice, weil weniger Rückfragen zum Status einzelner Bestellungen entstehen.

Kommunikation

Auch die Kommunikation nach dem Kauf wurde klarer. Da Versanddaten heute automatisch verfügbar sind, können Kunden besser über den Status ihrer Bestellung informiert werden. Versandbenachrichtigungen, Übergabeinformationen und Tracking-Updates schaffen eine verlässlichere Erwartungshaltung.

Das ist operativ relevant: Je transparenter der Versandstatus ist, desto weniger manuelle Rückfragen entstehen im Support. Gleichzeitig gewinnt das Kundenerlebnis an Verlässlichkeit, weil Kunden nachvollziehen können, wo sich ihre Bestellung befindet.

Rücksendungen

Retouren waren ein weiterer wichtiger Hebel. Vor der Umstellung war das Retourenmanagement bei nkm größtenteils manuell geprägt. Das führte zu Verzögerungen und zusätzlichem Aufwand im Kundenservice.

Heute läuft der Prozess strukturierter und stärker automatisiert. Kunden können Retouren einfacher veranlassen, Versandetiketten selbstständig generieren und Rücksendungen ohne unnötige Reibung abwickeln. Das Lager kann außerdem im Voraus sehen, welche Retouren eingehen, und sich operativ darauf vorbereiten.

Seit der Umstellung beschreibt nkm das Kundenfeedback als deutlich verbessert. Besonders schnellere Lieferungen, bessere Versandtransparenz und einfachere Retouren tragen zu einem stabileren Einkaufserlebnis bei.

Operativer Impact.

Weniger Feuerlöschen, mehr operative Kontrolle.

Der größte interne Effekt zeigt sich in der Entlastung des Tagesgeschäfts.

Vor der Umstellung erforderte Fulfillment laufende Aufmerksamkeit, manuelle Eingriffe und kurzfristige Unterstützung durch andere Teams. In Peak-Phasen musste nkm interne Kapazitäten ins Warehouse verlagern, um mit dem gestiegenen Bestellvolumen Schritt zu halten. Das band Ressourcen, erzeugte Stress und lenkte Mitarbeitende von ihren eigentlichen Aufgaben ab.

Mit everstox veränderte sich diese Dynamik. Backlogs wurden reduziert und Bestellungen können heute pünktlicher versendet werden. Fulfillment wurde dadurch weniger abhängig von kurzfristiger interner Unterstützung und stärker über klare Prozesse steuerbar.

Auch die Prozessqualität verbesserte sich. Durch doppelte Scans und ein professionelleres Lager-Setup konnte nkm die Kommissioniergenauigkeit auf nahezu 99 % steigern. Das reduziert Pick-Fehler wie falsche oder fehlende Produkte und senkt den Folgeaufwand im Kundenservice.

Gleichzeitig verfügt nkm heute über mehr Transparenz in den operativen Abläufen. Das Team kann in Echtzeit sehen, welche Bestellungen offen sind, welche bereits bearbeitet wurden, wie sich Bestände entwickeln und welche Trackingdaten verfügbar sind.

Diese Transparenz ist nicht nur für das Fulfillment relevant. Sie wirkt auch auf vorgelagerte Prozesse zurück: Einkauf und Planung können mit verlässlicheren Bestandsdaten arbeiten, während Kundenservice und Operations weniger Zeit in manuelle Klärung investieren müssen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Skalierbarkeit des neuen Setups. nkm kann Spitzenauslastungen abfangen, ohne zusätzliche interne Lagerteams aufzubauen oder Mitarbeitende aus anderen Abteilungen für Lagerarbeit einzuplanen. Die Marke nutzt geteilte Fulfillment-Kapazitäten, die sich flexibler an Volumenentwicklungen anpassen lassen, ohne dass dauerhaft zusätzliche Fixkosten für Personal, Fläche und Technik entstehen.

Das ist besonders relevant für die nächste Wachstumsphase. nkm bereitet unter anderem den umfassenderen Einstieg in den stationären Handel vor.

Retail- und B2B-Fulfillment bringen andere operative Anforderungen mit sich als klassischer D2C-Versand: Verpackungseinheiten statt Einzelstücklogik, Palettenaufbau, Lieferfenster, Stammdatenqualität und klare Prozesse für den stationären Handel. Die neue Fulfillment-Struktur ist darauf ausgelegt, diese Anforderungen aus derselben operativen Grundlage heraus zu unterstützen.

Fazit.

Stabiles Wachstum beginnt bei der operativen Umsetzung.

Der Fall nkm zeigt, warum Fulfillment für wachsende D2C- und Multichannel-Marken kein Nebenthema ist.

Wachstum zeigt sich nicht nur im Umsatz. Es zeigt sich in Paketen, Picks, Retouren, Supportanfragen, Lagerfläche, Versandkosten, Datenanforderungen und Risiken in Peak-Phasen. Solange diese operative Realität nicht sichtbar und steuerbar ist, erzeugt Wachstum zusätzlichen Druck auf Teams und Prozesse.

nkm traf deshalb die Entscheidung, Fulfillment nicht länger als interne Nebenaufgabe zu behandeln, sondern als professionellen operativen Kernprozess aufzustellen.

Die Entscheidung für everstox war damit nicht nur eine Outsourcing-Entscheidung. Sie war eine strukturelle Entscheidung: weg von manueller Koordination, fragmentierten Daten und internen Feuerwehreinsätzen in Peak-Zeiten; hin zu Echtzeit-Transparenz, höherer Prozesssicherheit und skalierbarer Abwicklung über D2C und Retail hinweg.

Für nkm bedeutet das weniger operative Reibung im Arbeitsalltag, ein stabileres Kundenerlebnis nach dem Kauf und eine Struktur, die zukünftiges Wachstum mit mehr Kontrolle unterstützt.

Oder, um es mit den Worten des Masterclass-Themas vom Oktober 2025 zu sagen: von Chaos zu Klarheit.